正确使用和保留电子证据，减少交易风险 ｜企业信用管理

【导读】为提醒商事主体规范经营、防范风险隐患、依法维护自身权益，日前青岛中院发布《商事审判白皮书》和典型案例，以下为买卖合同纠纷案例节选。

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正确使用和保留电子证据，减少交易风险

案情：某锻造公司与某实业公司长期存在买卖合同关系，实业公司将锻造公司加工的产品出口到国外。锻造公司提供双方最后六份《出口产品购销合同》主张货款，六份供销合同均由一方工作人员在打印的合同上签名后传真给另一方，另一方工作人员签名后传真回来确认合同。锻造公司还提交了四份《工厂开票指示》来证明合同履行情况，其中三份《工厂开票指示》系传真件，属于相对固定的格式，部分内容系印刷体，部分内容，如抬头、合同编号、品名、数量、发票金额及实际发货数量等系手写添加形成的。而最后一份《工厂开票指示》，无传真形成的痕迹，整张内容全为印刷体，并无手写内容，系打印件，且合同编号错误。实业公司因此主张第四份《工厂开票指示》并非其出具的，进而认为最后一份供销合同未履行。 

法院经审理认为，从锻造公司提供的六份供销合同及前三份《工厂开票指示》看，均系传真件，其上面部分内容系工作人员手写后传真的，有一定相对固定的格式，符合双方主张的通过传真进行交易的惯例。但最后一份《工厂开票指示》，从形式上看，无传真形成的痕迹，整张内容全为印刷体，并无手写内容，系打印件。后来锻造公司又主张是通过电子邮件方式发送的《工厂开票指示》，但是其提供的电子邮件不能进行演示，无法证明双方的交易过程。从内容上看，涉及的合同与供销合同编号并不一致，锻造公司无证据证明实业公司向其发出了《工厂开票指示》，且锻造公司并未按合同约定开具增值税发票。法院最终认定，锻造公司无证据证实其履行了最后一份购销合同，对该合同涉及的货款不予支持。 

点评：

传真、电子邮件、微信等所谓证据种类中的电子数据因便捷、经济被越来越多地用在商事交易中，同时又由于其易被修改、变造或编造，引起了诸多纠纷。本案中，因双方长期存在交易，对电子数据的使用还是比较谨慎的。首先，签订合同时，不论由那一方拟定合同草稿，均由工作人员签上“请确认”等手写字及签名和盖有各自公章，然后对方盖章并由工作人员签名回传，前三份的《工厂开票指示》也如此，虽有传真件中的“黑章”与原件中的“红章”的争议，但结合相关证据能确定合同的真实性。但最后一份《工厂开票指示》，当事人先主张系传真件，后主张系电子邮件，因无法上网进行实际演示，对其真实性不能确认，导致该部分诉讼请求无法支持。

在此提醒经营者，签订合同时可以约定交易双方指定的电子邮箱及电子签名或者传真号码，对于重要的合同、对账单等文件，可以通过公证等方式进行证据固定，降低法律风险，保护合法权益。 

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